06 51513306 info@intercoaches.nl
Hoeveel transitiegoeroes heeft Nederland?

Hoeveel transitiegoeroes heeft Nederland?

Er worden regelmatig nieuwe diersoorten ontdekt. Pas nog: een nieuw soort aapje. Wij denken dat hij nieuw is maar we bedoelen uiteraard dat hij voor ons nieuw is. Het aapje heeft net als wij ongetwijfeld een respectabel voorgeslacht.

Verder is er haast niets nieuws onder de zon. Het sociaal team van nu doet denken aan het hometeam van 25 jaar geleden. Buurtzorg van Jos de Block is de wijkzuster op haar Solex aangevuld met de nodige multidisciplinaire collega’s en met elk een eigen auto. En ga zo maar door. Ik vind het altijd een fijne gedachte als we goede initiatieven uit het verleden terughalen en in een eigentijds jasje steken.

Toch is er wel één nieuwe soort, dat is de transitiegoeroe of aanbestedingsspecialist. De man beschikt niet over een glazen bol maar over een dikke duim. Hij verzuimt eerlijk te vermelden dat elke gemeente zelf mag uitmaken hoe zij haar inkoop in grote lijnen inricht en plaatst waarzeggingen op internet die gretig aftrek vinden bij een groep gelovigen. Wat híj zegt, is heilig en daardoor kijken zijn lezers niet zelf op de sites van de gemeentes waarvoor ze werken, maar ze volgen hun leider.

U ziet al dat ik niet zoveel van goeroes moet hebben en daarom geef ik u 5 tips:

  1. Vraag open en correct bij ‘uw’ gemeente wanneer u de aanbesteding kunt verwachten.
  2. Lees het pakket aanbestedingspapieren bij binnenkomst door en zoek in het hoofddocument de matrix over planning op en neem die direct over!
  3. Lees met 2 of 3 collega’s globaal het pakket door en plaats geeltjes op plaatsen die onduidelijk zijn. Ga daarover niet in discussie, zoek niet naar consensus met uw collega’s maar registreer de onduidelijkheden.
  4. Selecteer een lijst onduidelijkheden en stel daar tijdig (schriftelijk) vragen over. Markeer in de stukken voor uw collega’s waarover vragen gesteld zijn.
  5. Ga de inschrijving vast uitwerken en neem evt. een ondersteuner in de arm die naar alles van úw gemeente kijkt in plaats van naar zijn eigen duim.

Met deze 5 tips zit u op de hoofdweg naar een goede inschrijving!

Samen inschrijven en zo concullega’s ‘meekrijgen’?

Samen inschrijven en zo concullega’s ‘meekrijgen’?

Er komt een aanbesteding binnen en die trekt ook vast veel van uw concurrenten aan. En dan te bedenken dat je zelf een van de grotere spelers bent. Wat te doen?  Valt er een list te verzinnen?

Mijn (leuke!) klant belt me op en vertelt zijn list. ‘Weet je, zegt hij,  we hebben alles zelf in huis. Nu zie ik het zwarte scenario al voor me dat ik straks aan een nieuwkomer op de markt mijn diensten moet gaan leveren omdat hij de aanbesteding gegund kreeg en dat ik een beetje uitverkoop mag houden. Ik ben gekke Henkie natuurlijk niet!

Nee, hij is gekke Henkie niet. Maar het toeval wil dat zijn concurrent ook geen Henkie of Gerrit heet en waarschijnlijk nauwgezet een goede inschrijving aanbiedt waarin hij allerlei samenwerking belooft (met dit soort grote partijen). Ik kan mijn klant door de telefoon niet zien, maar weet dat hij met een rood hoofd en verwilderde blik van zich afkijkt. ‘En nu komt het, zegt hij, ik ga alle kleine jongens langs en vertel ze dat ze op onze inschrijving mogen meeliften met hun eigen goede verhaal. Krijgen we die dan gegund, dan zitten ze goed!’

Ik blijf helemaal stil. ‘Hallo, zegt hij, ben je er nog?’ Nóg even stil. ‘Hallo, herhaalt hij, zó onder de indruk?’ Natuurlijk ben ik onder de indruk, want de kans dat dit gaat werken is klein. Maar de wanhoop van grotere organisaties dat ze zomaar ingehaald kunnen worden door kleine met vaak meer flexibiliteit en vernieuwingskracht, snap ik ook. ‘Kom je deze kant nog op?’, vraag hij.  ‘Ja, zeg ik, ik kom gauw bij je langs om de nodige flexibiliteit en innovatiekracht bij jouw mensen te zoeken. Die is er namelijk wel, maar ik vrees dat jij van zittende en gearriveerde prinsen en prinsessen uitgaat en die zijn vooral (onbewust) bezig met het behoud van jouw organisatie in plaats van het belang van de partij die een aanbieding wil zien. ‘O, gut, zegt hij, dan krijgen we dat. Je gaat misschien wel mensen voor het hoofd stoten . . .’

Ik vraag nog even voor de zekerheid of ik welkom ben en dat ben ik. Dus ik ga naar deze klant!

Wanneer weet ik of ik ‘gegund’ krijg? Kan dat nog een decembercadeau worden?

Wanneer weet ik of ik ‘gegund’ krijg? Kan dat nog een decembercadeau worden?

December is de feestmaand bij uitstek. Meteen aan het begin de goedheiligman en aan het eind van de maand kerstgeschenken en vuurwerk. Een heerlijke maand als je ervan houdt.

Een klant belde me met de vraag ‘Hoe zijn gemeente het zou redden om de aanbesteding netjes voor 1 oktober af te wikkelen?’ Dat is een vraag die getuigt van hartverwarmend optimisme en die meestal dit bedoelt: ‘Denk je dat we voor 1 oktober méér weten?’
Nou lieve lezer, ik denk (en u toch ook) dat u daar niet zeker van kunt zijn.

Wat wil het geval?
Vorig jaar dachten we nog met elkaar dat we naar een slimme indeling van het jaar zouden gaan:

  • 1e kwartaal
    – Uitvoering ter hand
    – Rapportage/monitoring op de rit
  • 2e kwartaal
    – Aanbestedingen binnen voor het volgend jaar bij vroege gemeentes
  • 3e kwartaal
    – Aanbestedingen binnen voor het volgend jaar bij de wat latere gemeentes
  • Rond 1 oktober: gunning bekend!
  • 4e kwartaal
    – Voorbereidingen voor uitvoeringen
    – Aanleveren laatste documenten bij gemeente
    – Afhechten en optimaliseren van afspraken met samenwerkingspartners.

De aanbestedingen zouden tussen 1 april en 1 oktober vallen, dachten we,  en met een goede aanloop en fraaie afronding zouden wij voor ‘het betere werk’ gaan.

Daar is in 2015 weinig van te merken. De planning in uw hoofd zit nog steeds in uw hoofd en ondertussen weet u niet wanneer u wat (Aanbesteding? Voortzetting van de subsidierelatie?) kunt verwachten. Vóórdat u zich boos maakt, kunt u bellen naar de gemeente. Naar een plezierige contactpersoon of de aanbestedende dienst. Buig uw woede om naar een vraag.
Zet uw hoed af want met een hoed in de hand kom je verder in dit land!
Alle kans dat u dan te horen krijgt wanneer u uw aanbesteding kunt verwachten. Na inlevering van uw inschrijving telt u er nog ca. 6-8 week bij en dan is het, hoop ik, nog net geen Kerst.

Hoe weet je zeker dat er een aanbesteding komt?

Hoe weet je zeker dat er een aanbesteding komt?

Vandaag krijg ik een klant aan de lijn. In opperste verbazing: in zijn regio heeft een samenwerkingsverband van gemeentes plechtig verklaard dat ze op 14 augustus een aanbesteding de deur uitdoen. Twee dagen ervoor wordt de datum een week verschoven naar  21 augustus en twee dagen dáárvoor (19 augustus) wordt het verschoven naar 28 augustus.
‘Kan dat zomaar?’ vraagt mijn klant.
‘Ja, antwoord ik, het kan, want het gebeurt’.
‘En nou het gekke, aldus mijn klant, we denken dat die gemeentes het samen niet eens zijn over de aanpak en onderling hommeles hebben. En dat het daardoor steeds doorschuift. Maar om nou te zeggen dat dit handig is als collega’s op vakantie zijn of willen, dat is wat overdreven.’

Tja, de spijker op de kop. Gemeentes hebben sinds een jaar een team inkopende of aanbestedende dienst. Dat kan een hele bescheiden of een grotere afdeling zijn, afhankelijk van de ambitie (en alles daar tussen).
In samenwerkingsverbanden staat allereerst de apenrots op de agenda, het holle getrommel op de breedste borstkas (dus het wie?) en pas daarna  het wat en het hoe.  Overigens is de apenrots nooit een officieel agendapunt, het staat niet op schrift maar je ‘voelt’ het.

Dan volgt uitvoerig het wat (door brave borsten die op de inhoud duiken) en dat is een rustige ronde die ook wel op afstand wordt gezet ( Wie kan hier een A4 –tje voor maken?).
Bij het ‘hoe’ wordt de WIE (met hoofdletters) weer actief. Je kunt een bestelling opnemen, een pan eten koken en het gerecht serveren. De bestelling opnemen en uitserveren gebeurt onder de ogen van publiek en daar speelt de WIE een grote rol. In de keuken sta je onzichtbaar de wens van andere te brouwen en dat is het minst interessant.

Vandaar dat u niet verbaasd moet zijn als een aanbesteding een paar keer wordt aangekondigd en verschoven. Uiteindelijk komt hij in uw mailbox en herkent u direct de nodige onduidelijkheden (lees: interne discussiepunten). Ga actief op zoek naar die onduidelijkheden en stel er vragen over. Want als u inmiddels denkt dat uw portie wel naar Fikkie mag, krijgt u spijt.
Blijf spits op uw mailbox, op onduidelijkheden en op de officiële bijeenkomst waar u vragen mag stellen en stel ze ook.

U mag van alles vragen of opmerken. Behalve over het feit dat de aanbesteding een paar keer is verschoven. Want zoals u begrijpt: dat had uitsluitend met de kwaliteit te maken en met niets anders. Met niets anders. Dus ook niet met de apenrots want hoe groot die ook is, ‘officieel’ bestaat hij niet!

Pin It on Pinterest