06 51513306 info@intercoaches.nl
Hoe leer je inschrijven op een AANBESTEDING voor de ZORG? Ontdek de tips en trucs om te scoren.

Hoe leer je inschrijven op een AANBESTEDING voor de ZORG? Ontdek de tips en trucs om te scoren.

 

Aanbesteden is een hele ‘procedure’ geworden, een vaste route met de nodige regels. Wie inschrijft op een aanbesteding, doet dat om zó Zorg (of Welzijn) te ‘verkopen’. Een inschrijving die ‘gegund’ wordt, levert de instelling voor Zorg en/of Welzijn een gegarandeerde opdracht op. Na het bekendmaken van de voorlopige gunning (en een periode van 20 dagen) is het definitief en wordt het contract tussen gemeente en ‘leverancier’ (de gegunde partij) voorbereid.

Contract?

Ja, een aanbesteding bereidt een contract voor en de gemeente is de vragende partij. Dat gaat als volgt: de gemeente vraagt in de aanbesteding aan instellingen voor Zorg en Welzijn om (met de bijzondere vragen van de gemeente in het achterhoofd) hun aanbod te presenteren. Die presentatie maakt deel uit van het aanbestedingskader dat de gemeente op Tenderned of bijv. Negometrix publiceert en moet meestal in vaste ‘formats’ gezet worden.

 

 

Eenvoud is kenmerk van het ware

Ja, meestal is dat waar: hoe simpeler, hoe beter. Maar je inschrijving (en je bent vaak een van de vele inschrijvers) moet én de vragen van de gemeente als uitgangspunt nemen én daarvoor een passend aanbod maken. Met vermelding van ervaringen, referenties enz.

Inmiddels is zo’n aanbesteding een procedure met voetangels en klemmen. Dus álle reden om de tips en trucs in de vingers te krijgen.

Schrijf nu in op de training van 3 dagdelen (steeds 3,5 uur!) ‘Hoe maak je meer kans op een Aanbesteding?’

  • met de hele ‘route’ in beeld
  • speciaal voor Zorg/Welzijn
  • tot max. 3 deelnemers per organisatie welkom!
Hoe haal je een Aanbesteding binnen? Hoe combineer je geluk én wijsheid? Dit is jouw clinic…

Hoe haal je een Aanbesteding binnen? Hoe combineer je geluk én wijsheid? Dit is jouw clinic…

 

De slag te pakken krijgen. Snáppen hoe het werkt. Je niet eronder laten krijgen. Ben je er nog en ben je het met me eens dat je je  zomer 2019 niet weer door een Aanbesteding laat ringeloren? Want Aanbestedingen komen vooral in de wielewaaltijd (broedseizoen tot juli). Maar niks geen vrolijk Dudeljo. Het is meestal Dorrestijn-oude-stijl: de gemiddelde Aanbesteding stemt de doorsnee zorgorganisatie (lees: haar MT) heel droef en dat kan anders.

Er zijn 3 dingen nodig om vast slingers te bestellen

  1. Zie zorg in- en verkoop als een SPEL en leer dat spel aan.
  2. Ga tijdig warmlopen, loop je ‘in’.
  3. Val nu aan, op de juiste manier . . .

Tips voor het spel

1. Inschrijven doe je met een team.

Ik had vroeger een sportlerares die vooral volleybal gaf. Tot vervelens toe. Ze floot altijd áf als een bal niet overgespeeld werd voordat die over het net ging. Alle egotrippers of ‘ik-red-in-mijn-eentje’ was fout. ‘Ja maar mevrouw . . .’ Niks geen gejamaar. Fout was fout, want ‘jij speelt niet maar ego-tript…’ Het spel mocht niet van één zelfbenoemde redder afhangen. Wat heb ik haar verfoeid maar wat heeft ze gelijk.
Inschrijven is teamwork.  Van 3-5 mensen. Die buffelen, een paar avonden doorhalen (met pizza’s op de been blijven) en over de winnaarsmentaliteit beschikken. Die van een poepie laten ruiken.

2. Vorm een kernploeg.

Bedenk een yell zodat je weet hoe je er samen in staat. De collega die denkt dat je maar weinig kans hebt (‘Want weet je wie er allemaal inschrijven?’) fluister je in dat dat heel anders ligt. Het is of gegund krijgen of niet. Dus maar liefst een kans van 50%.

3. Spreek elkaar 2 tot 3 x per week.

Koffie, broodje, snelle actie, geen verslag maar actiepunten en taken verdelen. Maximaal een uur en hang niet het eliteteam uit. Je hebt steun van al je collega’s nodig dus wees er zelf één.

4. Pak als kernploeg niet te veel uitvoering op.

Coördineer vooral en ondersteun. En – dat is je dagtaak – bedank collega’s. Jij kijkt klok, jij bedankt en jij houdt bij hoe ver jullie zijn. Zonder de controleur uit te hangen, want je zou toch collega zijn?

5. Jok, jok, jok over de klok.

Geef buiten de kernploeg aan niemand de precieze deadlines door maar smokkel die ‘naar voren’. En deel dit geheim alleen met de kernploeg.

Op het erepodium

Met deze tips kom je een eind. Zelfs op het erepodium. Ik schat dat je BRONS redt. Maar waarschijnlijk wil je meer? De eerste plaats. Echt volop en vrolijk DUDELJO kunnen zingen van vreugde en ontlading?

Daar is voor nodig dat je drie dagdelen bij een team aanbestedingsspecialisten (we doen hier wat dik maar zijn ook akelig goed, dus dan mag het) volgt die je de praktijk laten zien en doormaken. Dan heb je ook wat. Kortom, schrijf je in. Wel even doorpakken want het eerste dagdeel valt al op 22 januari 2019. Het is in Haren.

En als je NIET kunt, bel dan Alice Hilbers van Intercoaches. Die weet er  een mouw aan te breien. 06-51513306

 

 

Meer weten?

Alice Hilbers geeft regelmatig trainingen over aanbestedingen. Het gemiddelde cijfer dat deelnemers haar voor haar laatste training hebben gegeven is een 9,2!

Als bekend is dat je gegund krijgt (dankzij bovenstaande spelregels kom je heel ver) vier het dan samen met alle collega’s. Bedank ieder. Noem ook de collega die zijn energie uit zijn tenen haalde. Kortom, vier het eerst met je collega’s en daarna als kernteam tot de volgende aanbesteding. Dan begint het spel weer. Maar dat ga je dan in Dudeljo-stemming tegemoet.

 

 

Praktische hulp bij aanbesteden

Praktische hulp bij aanbesteden

Harryette van den Broek is programmamanager bij Zorgplein Noord en houdt zich bezig met vraagstukken van aangesloten organisaties in de zorg- en welzijnssector. Zorgplein Noord speelt proactief in op actuele thema’s in de zorg om hun leden en samenwerkingspartners te helpen de arbeidsvraag en het arbeidsaanbod met elkaar in balans te brengen.

Op zoek naar praktische hulp bij aanbesteden

Een vraagstuk van de directie dat in 2017 op het bureau van Harryette belandde was er eentje over aanbesteden. De directie wilde weten welke praktische hulp ZorgpleinNoord de leden kon bieden op gebied van aanbesteden.

Harryette vertelt: ‘Een aantal leden had enkele vragen bij ons neergelegd waar we wat mee wilden doen. In diezelfde periode zocht Intercoaches, specialist op gebied van aanbestedingen, contact met mij. Ik had al een advocatenkantoor benaderd om te kijken of zij de vragen van de leden konden beantwoorden. Ik vond hun antwoord echter te veel over wet- en regelgeving gaan. En we waren op zoek naar handvatten die gelijk in de praktijk konden worden gebruikt.’

 

Een hele mooie ‘aanbesteden voor dummies’ training. Van een beperkte voorkennis over het veld van aanbesteden in zorg in welzijn, naar nu aardig zelfverzekerd voor als er een aanbesteding op het pad van onze organisatie komt. Duidelijk uitgelegd allemaal en leuk dat we die handige formats meekregen. Veel tips en trucs ook gedeeld in deze dagdelen. Hartelijk bedankt voor het geven van deze leerzame sessies!

 

Een proeverij én een opleiding aanbesteden

‘Ik ben toen met Alice Hilbers van Intercoaches in gesprek gegaan. Zij kon onze leden met haar kennis en kunde helpen bij het aanvliegen van aanbestedingen. Wij hebben toen eerst een ‘proeverij’ gepland tijdens één van onze maandelijkse themabijeenkomsten voor leden. Daar stelden deelnemers veel inhoudelijke vragen. Dit was voor ons het signaal dat dieper ingaan op de materie gewenst was. Wij zijn wederom met Intercoaches om de tafel gegaan en hebben toen besloten om een proeverij en een opleiding van 3 dagdelen aan te bieden. Inmiddels zijn er twee proeverijen georganiseerd en heeft de opleiding 1 keer plaatsgevonden met 15 cursisten. In het najaar van 2018 wordt de training nogmaals aangeboden.
Het gemiddelde cijfer dat deelnemers hebben gegeven voor de training spreekt voor zich; een 9,2!

Korte lijnen

Wat ik als programmamanager zo prettig vind aan de samenwerking met Alice is dat de lijnen kort zijn. Daardoor kunnen we snel en flexibel schakelen. We maken duidelijke afspraken over wat en wanneer we wat gaan doen. En er worden duidelijke prijsafspraken gemaakt. Bij vragen wordt er altijd attent gereageerd en ze denken goed mee bij Intercoaches.
Het is meer dan alleen een opleiding.

Het is alles eromheen dat het plaatje compleet maakt.

Stukken worden uitgewisseld en expertise wordt gedeeld. Alle materialen zijn digitaal beschikbaar. Alle deelnemers vormen samen al snel een hechte groep, waarin enthousiasme en dynamiek elke keer aanwezig was. Bij binnenkomst zag je al dat ze er zin in hadden. Hier is een goede basis gelegd om op een later tijdstip een vraag te stellen aan deze leden in je netwerk.’

Voor mij zijn het waardevolle bijeenkomsten geweest. Van de zijlijn wist ik wat een aanbesteding was en heb ik de spanning/stress eromheen meegemaakt. Door de bijeenkomsten weet ik nu beter wat het traject inhoudt en heb ik er zin in om mee te gaan doen aan een aanbesteding!

 

Aanbesteden inbedden in organisatieprocessen

‘De training is zeer zinvol als je als organisatie met aanbesteden te maken hebt. Je krijgt inzicht hoe je het moet inbedden in je processen. Je bent immers te kwetsbaar als je het neerlegt bij één persoon. Het is in de meeste gevallen van levensbelang voor de continuïteit van je organisatie. Als je een aanbesteding verliest, kan dit hele nare gevolgen hebben.

Kijken naar je identiteit

En nog een ander aspect waarbij velen niet snel stilstaan, is dat je gedwongen wordt naar je identiteit te kijken. Aanbesteden is een goed moment om je identiteit weer eens tegen het licht te houden en aan te scherpen. Waar sta je voor en waar ben je van? Zoals Alice het mooi zegt: ‘Giet ook je eigen sausje erover. Het is niet alleen een invuloefening.’ En zo maak je van een invuloefening toch een uitdaging.’

En met de suggesties en vragen die we ontvingen van de deelnemers gaan we uiteraard aan de slag.

  • Ik weet niet of dit haalbaar is maar had het fijn gevonden om fictief een aanbestedingstraject te doorlopen (een simulatie).
  • Hoe werkt (de contracterende dienst van) een gemeente?
De aanbesteding, een uitdaging om buiten gebaande paden te treden

De aanbesteding, een uitdaging om buiten gebaande paden te treden

Einde 2018 – begin 2019 verwacht het managementteam van Miks Welzijn in Joure dat de gemeente een aanbesteding uitschrijft, waaraan ze zeker zullen deelnemen. Bestuurder, Kleis Pit, bedacht zich geen moment en was vastberaden meer kennis te vergaren over deze materie. ‘Met de voorbereiding kun je niet vroeg genoeg beginnen. Toen wij de training aanbesteding voor Zorg en Welzijn van Intercoaches op het spoor kwamen via een collega van een andere organisatie, heeft ons managementteam besloten dat vier personen hieraan zouden deelnemen. Zo gezegd zo gedaan. Inmiddels zijn de managers van facility management, finance, primair proces en ikzelf op training geweest.

Proeverij en training over aanbesteden

Zo enthousiast als die collega was over de proeverij van Intercoaches over aanbestedingen, zo enthousiast waren wij na de training aanbesteding in Zorg en welzijn van 3 dagdelen. Deze training hebben wij in het voorjaar van 2018 gevolgd. Alle afdelingen uit de organisatie die met deze aanbesteding te maken gaan krijgen hebben nu dezelfde input ontvangen, ze spreken dezelfde taal en de neuzen staan dezelfde kant op.‘

Voorbereiden op de aanbesteding

En daarna werd het tijd de handen uit de mouwen te steken. ‘Er is nu al een globaal plan van aanpak gemaakt voor het uitbrengen van de aanbesteding. Hiermee leggen we aan de organisatie uit wat er moet gebeuren en wie welke input moet leveren. Natuurlijk moet er over sommige onderdelen nog een ei worden gelegd. Dat doen we samen. Iedereen gaat er 120% voor. Omdat we nu een duidelijke focus hebben, zie je dat mensen zelfverzekerder zijn en vol overtuiging dat die aanbesteding gewonnen wordt.

Profilering van de organisatie

Kleis Pit van Miks welzijnToen Kleis Pit ruim een jaar geleden in dienst trad bij Miks welzijn kwam -het actiever bedrijven van PR en communicatie- ook op zijn wensenlijstje. ‘De activiteiten van Miks welzijn moeten veel breder – dan van oudsher- bekend worden. En daar wordt nu hard aan gewerkt. Ons verhaal willen en moeten we vertellen. Door de training is het besef ontstaan dat het hebben van een duidelijke en goede profilering onontbeerlijk is. Daarom werken we nu ook actief aan onze PR en communicatie. Een duidelijk verhaal over wat we doen en waar we van zijn is sowieso een onderdeel in de aanbesteding. We hebben nog even wat tijd dit aan te scherpen.’

Handvatten over aanbesteding

‘Tips uit de training, zoals:
• op tijd beginnen met voorbereiden op de aanbesteding en het schrijven ervan
• anticiperen op ontwikkelingen
• niet in de stress schieten
• dingen rustig uitzoeken en
• je organisatie meenemen
hebben we ter harte genomen en zijn we nu actief mee bezig.’

Pluspunten en humor

‘Wat ik vooral erg plezierig vond aan de training was dat je uitgedaagd wordt buiten gebaande paden te treden en je leert van buiten naar binnen te kijken. Je komt tot het besef dat je je moet focussen op hoe de ander naar jou kijkt! Je krijgt een breed beeld over aanbesteden en de handvatten die worden aangereikt zijn direct in de praktijk toe te passen.’
De groep bestond uit deelnemers van verschillende organisaties met uiteenlopende achtergronden. Hierdoor werden verschillende zienswijzen naar voren gebracht en besproken. Verder zijn de dames van Intercoaches, Alice en Marije, deskundig op de inhoud, spelen daarmee in op de groep met de nodige humor. Hierdoor ontstond openheid en ruimte voor iedereen. Het was echt lachen met elkaar.’

Inmiddels zijn er plannen om met een aantal collega’s uit het veld een masterclass te organiseren. Als die masterclass er komt, dan wordt Intercoaches weer ingeschakeld.

Wilt u meer weten over aanbesteden?

 

Hoeveel transitiegoeroes heeft Nederland?

Hoeveel transitiegoeroes heeft Nederland?

Er worden regelmatig nieuwe diersoorten ontdekt. Pas nog: een nieuw soort aapje. Wij denken dat hij nieuw is maar we bedoelen uiteraard dat hij voor ons nieuw is. Het aapje heeft net als wij ongetwijfeld een respectabel voorgeslacht.

Verder is er haast niets nieuws onder de zon. Het sociaal team van nu doet denken aan het hometeam van 25 jaar geleden. Buurtzorg van Jos de Block is de wijkzuster op haar Solex aangevuld met de nodige multidisciplinaire collega’s en met elk een eigen auto. En ga zo maar door. Ik vind het altijd een fijne gedachte als we goede initiatieven uit het verleden terughalen en in een eigentijds jasje steken.

Toch is er wel één nieuwe soort, dat is de transitiegoeroe of aanbestedingsspecialist. De man beschikt niet over een glazen bol maar over een dikke duim. Hij verzuimt eerlijk te vermelden dat elke gemeente zelf mag uitmaken hoe zij haar inkoop in grote lijnen inricht en plaatst waarzeggingen op internet die gretig aftrek vinden bij een groep gelovigen. Wat híj zegt, is heilig en daardoor kijken zijn lezers niet zelf op de sites van de gemeentes waarvoor ze werken, maar ze volgen hun leider.

U ziet al dat ik niet zoveel van goeroes moet hebben en daarom geef ik u 5 tips:

  1. Vraag open en correct bij ‘uw’ gemeente wanneer u de aanbesteding kunt verwachten.
  2. Lees het pakket aanbestedingspapieren bij binnenkomst door en zoek in het hoofddocument de matrix over planning op en neem die direct over!
  3. Lees met 2 of 3 collega’s globaal het pakket door en plaats geeltjes op plaatsen die onduidelijk zijn. Ga daarover niet in discussie, zoek niet naar consensus met uw collega’s maar registreer de onduidelijkheden.
  4. Selecteer een lijst onduidelijkheden en stel daar tijdig (schriftelijk) vragen over. Markeer in de stukken voor uw collega’s waarover vragen gesteld zijn.
  5. Ga de inschrijving vast uitwerken en neem evt. een ondersteuner in de arm die naar alles van úw gemeente kijkt in plaats van naar zijn eigen duim.

Met deze 5 tips zit u op de hoofdweg naar een goede inschrijving!

Samen inschrijven en zo concullega’s ‘meekrijgen’?

Samen inschrijven en zo concullega’s ‘meekrijgen’?

Er komt een aanbesteding binnen en die trekt ook vast veel van uw concurrenten aan. En dan te bedenken dat je zelf een van de grotere spelers bent. Wat te doen?  Valt er een list te verzinnen?

Mijn (leuke!) klant belt me op en vertelt zijn list. ‘Weet je, zegt hij,  we hebben alles zelf in huis. Nu zie ik het zwarte scenario al voor me dat ik straks aan een nieuwkomer op de markt mijn diensten moet gaan leveren omdat hij de aanbesteding gegund kreeg en dat ik een beetje uitverkoop mag houden. Ik ben gekke Henkie natuurlijk niet!

Nee, hij is gekke Henkie niet. Maar het toeval wil dat zijn concurrent ook geen Henkie of Gerrit heet en waarschijnlijk nauwgezet een goede inschrijving aanbiedt waarin hij allerlei samenwerking belooft (met dit soort grote partijen). Ik kan mijn klant door de telefoon niet zien, maar weet dat hij met een rood hoofd en verwilderde blik van zich afkijkt. ‘En nu komt het, zegt hij, ik ga alle kleine jongens langs en vertel ze dat ze op onze inschrijving mogen meeliften met hun eigen goede verhaal. Krijgen we die dan gegund, dan zitten ze goed!’

Ik blijf helemaal stil. ‘Hallo, zegt hij, ben je er nog?’ Nóg even stil. ‘Hallo, herhaalt hij, zó onder de indruk?’ Natuurlijk ben ik onder de indruk, want de kans dat dit gaat werken is klein. Maar de wanhoop van grotere organisaties dat ze zomaar ingehaald kunnen worden door kleine met vaak meer flexibiliteit en vernieuwingskracht, snap ik ook. ‘Kom je deze kant nog op?’, vraag hij.  ‘Ja, zeg ik, ik kom gauw bij je langs om de nodige flexibiliteit en innovatiekracht bij jouw mensen te zoeken. Die is er namelijk wel, maar ik vrees dat jij van zittende en gearriveerde prinsen en prinsessen uitgaat en die zijn vooral (onbewust) bezig met het behoud van jouw organisatie in plaats van het belang van de partij die een aanbieding wil zien. ‘O, gut, zegt hij, dan krijgen we dat. Je gaat misschien wel mensen voor het hoofd stoten . . .’

Ik vraag nog even voor de zekerheid of ik welkom ben en dat ben ik. Dus ik ga naar deze klant!

Pin It on Pinterest